El Transportation Management System, TMS es una herramienta eficaz y necesaria para aquellas grandes o medianas empresas que tienen que tener controlada las cargas y administrar las gestiones que derivan de las funciones de cada departamento.
En las empresas que utilizan en transporte como pata fundamental del propio negocio, controlar todas las variables que afectan a cada sección es fundamental y es lo que determina el éxito de la cadena suministro.
Hacerlo con un software TMS es determinante para cuestiones cómo por ejemplo qué transportista realizará el servicio, cargas, control de tarifas, de cargas y otras funciones. Un software TMS aúna todas las variables para gestionar el transporte de la manera más eficaz y optimizada. Una de las características más importantes del Transportation Management System es que es una aplicación para el manejo de transporte primarios de cargas interurbanas, paquetería, cargas aéreas, ferrocarril, cargas marítimas, entre otras. El TMS forma parte de los sistemas de la cadena de suministros como ERP.
Algunos de los beneficios que aporta un TMS son la mejora en la eficiencia de los procesos, incremento en las ventas, monitoreo de proveedores de transportes, mejora en la consolidación de la carga, control de las operaciones, reducción de costes. La incorporación de este tipo de sistema de gestión en una empresa para el control de operaciones se convertirá en un elemento estratégico.
¿Cuáles son las diferencias entre un ERP y un TMS?
A medida que el mercado eleva los parámetros de servicio se vuelve imperioso que las empresas busquen especialización en los sectores en los que se desarrollan y en el Transporte de Carga esto ocurre de la misma forma.
Es por eso que hoy en el mercado encontramos empresas de Transporte de carga especializadas en distintos nichos y que buscan el nivel de excelencia y diferenciarse de las empresas de transporte de carga general.
Ésta especialización en el transporte a la vez a obligado a las empresas de tecnología de la información a crear soluciones específicas para este mercado considerando que el Transporte es una industria en donde las variables de la operación, como pueden ser las regulaciones de horas de conducción, peajes, mantenimientos por tipo de conducción, etc. influyen en el costo y en la rentabilidad de una operación, haciendo que la forma de administración sea muy distintas a las de una fábrica de vestimentas, un centro médico, un restaurante, etc.
Es por este motivo que nacen los Software TMS, que por sus siglas en ingles significa “Transport Management System” el cual a diferencia de un Software ERP, está enfocado específicamente a las empresas de transporte de carga, a operadores logísticos y agencias de carga.
Los TMS en especial Meribia Transporte tienen la capacidad de gestionar la información de las empresas de transporte de carga de forma óptima y entregar información detallada y específica de cada área de la empresa.
Tráfico
Una de las principales diferencias entre un software ERP y un software TMS como Meribia Transporte, es que el ERP en general están enfocados al manejo de los recursos presupuestarios de las empresas, dejando de lado los recursos operacionales de una empresa de transporte de carga. Por ejemplo, Meribia Transporte tiene la capacidad de determinar la disponibilidad de camiones y remolques más allá de la información que puede generar el GPS, ya que puede recoger la información emitida por el GPS, como son kilómetros recorridos de un camión y alertar al operador de tráfico si ese camión se encontrará disponible para un próximo servicio o deberá ingresar a mantenimiento. Éste tipo de herramientas es de gran utilidad para las áreas comerciales, operacionales y de mantenimiento de las empresas, ya que contar con este tipo de información agiliza los tiempos de respuesta a los clientes que solicitan servicios de transporte y reduce considerablemente la posibilidad de errores humanos en el agendamiento y asignación de camiones, remolques y conductores.
Gestión documental
Un ERP tradicional, especialmente los que están en modalidad SaaS, tratan la gestión documental con un enfoque a los gastos macros, siempre y cuando tengan la capacidad de almacenar documentos en formatos digitales como facturas o guías de despacho, en cambio un TMS como Meribia Transporte almacena y gestiona los documentos digitalizados asociándolos a un servicio específico, por ejemplo un servicio de despacho con multipunto puede generar distintos documentos como son Guías de despacho, pago de peajes, incidencias en la entrega (daño en empaques), etc. Toda esta información Meribia la asocia al servicio correspondiente lo que mejora los procesos de facturación y servicio al cliente ya que la información respecto a ese viaje puede ser obtenida fácilmente por medio del RUT del cliente, fecha de servicio, patente (matricula) del camión o el nombre de la empresa que presto el servicio en el caso de ser una Agencia de Carga.
Mantenimiento
La posibilidad de generar una bitácora de mantenimiento asociada al tipo de servicio que presta un camión es fundamental. Los ERP es su mayoría no ofrecen la posibilidad de realizar integraciones con las herramientas telemáticas (GPS) de un camión. Un TMS como Meribia Transporte ofrece a las empresas integrar la información que generan los GPS de la flota. Esta integración permite crear una planificación de mantenimiento que involucre a las áreas comercial, operaciones, bodega y taller, ya que a través de la información del kilometraje recorrido se generan alertas y bloqueos de unidades en el panel de material rodante disponible. Esto ha sido creado pensando que un camión utilizado en reparto de última milla no tiene el mismo desgaste a uno que realice servicios troncales, o que un camión utilizado en una faena forestal no tiene el mismo desgaste al que se utiliza en minería. Cada rubro tiene sus necesidades y Meribia lo ha integrado a su TMS.
Historial de Servicios
Cada vez que una empresa quiere proyectar el crecimiento en las ventas para el siguiente periodo o necesita planificar una inversión, es necesario tener información sobre los movimientos de la operación ya sea en las áreas financiera, administrativa, operacional o mantenimiento. El poder conocer un historial de mantenimiento y determinar los costes de reparación es información clave para determinar si es hora del reemplazo de un camión o remolque o se sigue optando por reparaciones. Un TMS como Meribia Transporte entrega a las empresas esta información de manera detallada y descargable para que la administración pueda analizar cada movimiento que se realizó, ya sea conocer cuántas TON se trasladaron o los costes en repuestos para una unidad. Este es uno de las grandes diferencias con ERP ya que, al ser un software específico para el transporte de carga, se generan informes y análisis específicos de la industria.
Además, la posibilidad de contar con informes de rentabilidad como los generados por Meribia Transporte le permite a la administración determinar si un servicio recurrente está siendo rentable conjugando todos los costes asociados al servicio. Esto permite a las empresas generar cambios en la tarifa, buscar nuevos clientes que hagan una ruta rentable u optar por dejar de prestar ese servicio.
Como podemos ver, existen diferencias entre un Software ERP y un Software TMS, por lo que recomendamos que al momento de implementar un software de gestión se realice un levantamiento de las áreas y problemáticas que se buscan solucionar, para no incurrir en inversiones que después quedan guardadas en las bodegas de las empresas.
